Ecole de musiques actuelles et d’éveil musical, centre de formation professionnelle, pôle de studios de répétition et d’une salle de concerts : Le CEM offre une multitude d’activités et de projets à ses centaines d’adhérents. Elle axe son credo sur une pédagogie novatrice, une convivialité et la valorisation des expressions artistiques universelles.
Le contexte et les enjeux
Le CEM a constaté que sa gestion est pénalisée du fait de la multiplicité de ses outils logiciels, et de la non « informatisation » de plusieurs processus. De plus, la structure vient de connaître un déménagement au Fort de Tourneville cet automne, dans le but de rapprocher ses activités pédagogiques de son pôle de répétitions (le SONIC).
C’est dans ce contexte de refonte organisationnelle que la mission SIXMON prend tout son sens : développer un logiciel « unique » et centralisé (type ERP) spécialisé dans la gestion d’une école de musique et d’un centre de répétition, autrement dit un logiciel « sur-mesure » pour structurer et simplifier la gestion des activités du CEM.
Le développement
Un outil logiciel stable et ergonomique pour poser les bases d’une informatisation complète de l’ensemble des processus liés aux multiples activités du CEM.
La réalisation
SIXMON a tout d’abord développé une « véritable » Base de Données Utilisateurs. Cette base permettra au CEM de gérer l’ensemble de ses parties prenantes : administrateur, salarié, professeur, élève, parent, accompagnant, puis à terme technicien, stagiaire en formation, spectateur…Un administrateur peut désormais effectuer des recherches dans une base centralisée et gérer l’authentification et les droits de ses utilisateurs. L’espace « utilisateur » pour sa part permet le renseignement des données personnelles.
Dans un second temps, SIXMON a créé un module permettant d’informatiser l’ensemble du process des inscriptions de ses adhérents, jusqu’à l’étape de gestion des paiements. Dans ce module, l’administrateur peut enregistrer les choix d’activités, les préférences horaires et de professeurs pour ses adhérents. Il vient également renseigner l’ensemble des disponibilités de ses professeurs. Puis le logiciel propose de manière optimisée, les créneaux de cours les plus adaptés. Ce module prévoit aussi différentes « vues de calendriers » ergonomiques par professeur, par salle, par adhérent.
Ainsi l’outil a été conçu et développé de manière à :
- répondre aux besoins du Cem tout en modernisant leur processus (plus d’outils papiers pour les inscriptions, possibilité de réaliser des statistiques sur leurs utilisateurs à plus long terme),
- simplifier les démarches : une seule interface ergonomique qui centralise les informations,
- éviter les sources d’erreur et les risques de pertes d’informations,
- gagner du temps, notamment sur le long terme avec l’ouverture de la plateforme au Grand Public.
Et le défi de SIXMON ne s’arrête pas là puisque les autres modules viendront compléter l’outil et couvrir la gestion des autres volets de leur activité (l’enseignement, la gestion événements, l’administration du personnel).
